Así funcionan los documentos cifrados de Google WorkSpace para el sector público y privado

La seguridad en los documentos se ha convertido en un punto prioritario para las empresas y administraciones públicas. Tener la tranquilidad de que nadie intercepta ese fichero en la red y se hace con información valiosa, confidencial o que contiene datos sensibles es esencial para garantizar que nadie se hace con estos datos.

En Google WorkSpace ponen a nuestra disposición una serie de opciones y controles adicionales para garantizar que nuestra información no se ve comprometida. Uno de los pilares de Google Cloud y el resto de servicios es la seguridad, por ello cualquier esfuerzo es poco.

Controla la confidencialidad de tus datos a través de claves de encriptación

Hoy hablamos de cómo hacer uso de los controles de encriptación para un documento dentro de nuestro entorno en Google WorkSpace. Antes de nada ten en cuenta que el administrador de tu cuenta deba habilitar y configurar donde almacenar las claves de cifrado, bien sean propias o haciendo uso de un servicio de terceros.

Esta es la descripción que ofrece Google en su centro de preguntas y respuestas acerca de como hacen uso del Advanced Encryption Standard:

Google Workspace ya utiliza los últimos estándares criptográficos para cifrar todos los datos, tanto en reposo como en tránsito, en sus instalaciones. No obstante, con el CPC, puedes controlar directamente las claves de cifrado y el proveedor de identidades que utilizas para acceder a ellas. Este control adicional puede ayudarte a reforzar la confidencialidad de tus datos sensibles o regulados. 

Dicho esto, continuamos. Este punto antes mencionado, abre la puerta a que una empresa u organismo público pueda cifrar sus documentos de varias maneras, por ejemplo, almacenar las claves de encriptación dentro de las fronteras de un país específico, hospedarlas en una nube separada o en sus instalaciones para restringir el acceso a estos documentos tan estrictamente como si estuviesen dentro de una red de área local única. Gracias a los controles de seguridad de WorkSpace, se puede dar acceso a estos documentos a dispositivos aprobados por el administrador y que los empleados trabajen con ellos como lo hacen normalmente.

Como funcionan los documentos encriptados de Google WorkSpace

Las empresas y organismos públicos tienen el poder de decidir de manera flexible que zonas u objetos deben pasar por el sistema de encriptado que hayan configurado previamente. De esta manera, una vez configurado el entorno, los usuarios pueden crear nuevos documentos como hojas de cálculo, presentaciones, documentos de texto, etc. y elegir si quieren o no pasar por el sistema de encriptación.

Los entornos a configurar serían los siguientes:

• Empleados: Decide qué empleados deben pasar por los datos cifrados.
• Unidades Organizativas: Elige cuáles unidades deben ser cifradas.
• Unidades Compartidas: Puedes cifrar un número determinado de unidades compartidas con otros usuarios.

Crear un documento cifrado no tiene mucho misterio. Si ya están configuradas las claves de encriptación y elegida su ubicación, solo hay que ir a:

1. Nuevo documento.
2. Elegir el tipo de documento a crear.
3. Aparecerá la opción de crear un documento encriptado en blanco.

Además, esta opción también permite a tu organización trabajar con documentos ya cifrados previamente y trabajar con ellos con total normalidad sin comprometer la seguridad y confidencialidad.

Cuando se comparte un documento cifrado a través de Google Drive, el servicio de claves del cliente garantiza que solo los usuarios autorizados y autenticados puedan abrir el documento.

¿Aún no le sacas el rendimiento que merece a Google WorkSpace, o es que aún no diste el salto a ello? Ponte en contacto con nosotros y haz una consulta, te ayudamos.